Инвентаризацию может проводить только лицо, которое несет материальную ответственность за имущество компании. Оно же будет отвечать за выявленные излишки и недостачи. Специальная служебная комиссия может выявить виновников, причастных к недостаче. Тогда они будут также возмещать ущерб. Других сотрудников никаким образом материальный ущерб компании не коснется.

Содержание статьи:

1. Выявлена недостача или излишки
2. Особенности бухгалтерского учёта
3. Списание недостачи
4. Налоги
5. Взыскание убытков от недостачи

Что делать, если в результате инвентаризации выявлена недостача или излишки?

Документальное оформление недостач или излишек должно проводиться только после проведения инвентаризации. Никаких «ложных» цифр и сумм ответственное лицо за процедуру написать не может. Обязательно вместе с документом, где будет числиться списание недостач, излишек, должен прилагаться акт проведенных работ и другие официальные бумаги, необходимые для фиксации количества товара.

Обязательными документами являются:

1. Акт №ТОРГ-6.
2. Журнал регистрации ТМЦ, заполняемый по форме ТОРГ-7.
3. Акт №ТОРГ-15, где будет указываться некачественная продукция.
4. Акт №ТОРГ-16, сообщающий о списании товаров.
5. Акт №ТОРГ-20, указывающий на дальнейшие действия с недостачей или излишками.
6. Акт №ТОРГ-21, в том случае, если требуется пересортировка плодоовощной продукции.

Списание следует также проводить, опираясь на нормы естественной убыли и учетную политику предприятия. Заметьте, что естественную убыль можно списать только после того, как ее высчитает бухгалтерия и расчет проверит начальство, а также независимая инвентаризационная комиссия. Кстати, только после этого этапа, вы узнаете, следует ли проводить служебное расследование и выявлять виновных.

Отметим, что расследование проводится в том случае, когда сумма недостачи больше норм естественной убыли.

Важно знать, что нормы ЕУ могут быть применены к любым количественным и качественным товарам предприятия, но только не к тем, которые поступают в организацию поштучно, либо в фасованном виде.

Отвечать за недостачи будет руководитель компании. Он должен определить, можно ли списывать в расходы недостачу. Как правило, небольшие суммы недостачи могут быть списаны из кредита в дебет. Такой порядок списания действует в соответствии со статьей 12 ФЗ «О бухгалтерском учете», когда нет виновных в недостачи.

Урегулировав вопрос выявленных недостач или излишек, оформляется приказ, который потом передается в бухгалтерию, где хранятся в течение 5 лет (ст. 17 Закон«О бухгалтерском учете»).

Если инвентаризационная комиссия, проводившая служебное расследование, выявила других должностных лиц, ставших виновниками недостачи, то отвечать, конечно, будут и они.

Руководитель вправе написать заявление в суд и требовать возместить материальный ущерб компании.

Виновные лица будут возмещать вред, если:

1. Факт вины подтверждается официальным документом.
2. Сотрудник организации сам признал свою вину и написал письменное заявление, в котором указал мотивы и причины совершения противоправного деяния.
3. Инвентаризационная комиссия постановила, что должностное лицо виновно. В случае отказа погашения материального вреда, работник должен подписать соответствующий акт. На основании его руководство может обратиться в суд.
4. Имеется приказ начальства об удержании денежных средств из зарплаты сотрудника.

Если же сотрудник не причастен к возникшей недостаче, и его комиссия ложно утвердила в виновники, он имеет право также обратиться в суд. После этого ему должны выдать документ, указывающий на решение о приостановлении дела и оправдательный приговор.

Особенности бухгалтерского учёта излишков товара или имущества

После проведения инвентаризации могут быть зафиксированы излишки. Их сотрудник бухгалтерского отдела должен обязательно оприходовать. Во-первых, следует рассчитать стоимость товаров. Во-вторых, составить справку, содержащую одну из схемпроводки:

Дебет счета учета ТМЦ (номер для разной категории товаров свой – 01, 07, 10, 41, 43) в Кредит счета 91.1 «Прочие доходы».

Излишки товара или имущества будут включены в оборот компании. Ими можно будет дальше пользоваться.

В том случае, если излишки – это денежные средства, то они будут считаться внереализационными. Согласно статье 250 НК РФ ими пользоваться нельзя. Излишки следует списать в производство, стоимость излишек должны фиксироваться по дебету счета.

Заметьте, что воспользоваться оприходованными излишками, например, 28 апреля, можно только с начала нового месяца – с 1 мая. До этого времени все товары или имущество должно находиться на складе.

Списание недостачи при инвентаризации – инструкция

Общий порядок списания

Списать недостачи предприятия возможно при соблюдении следующих условий:

1. За одингод, в который проводили инвентаризацию.
2. Одному лицу, ответственномуза ее проведение.
3. Товары или имущество одного наименования.
4. Товары или имущество в тождественном количестве.

Следует придерживаться определенной инструкции и выполнять следующие шаги:

1. Получить от руководства приказ о списании.
2. Списать с кредита в дебет на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Списывают остаточную стоимость основных средств, себестоимость материалов и готовой продукции, закупочную цену товаров.
3. К тому же ДТ счету направить транспортные расходы и оплату сотрудников, потраченные на проведение инвентаризации.
4. После получения в бухгалтерии расчета норм естественной убыли, сравнить общую сумму расходов с нормами. Если сумма меньше нормы ЕУ, то ее можно списывать на расходы компании.
5. Разбираемся с НДС. Существует два способа – восстановить НДС и отразить необходимую сумму по дебету в кредит, либо не восстанавливать.

Списание при виновных

Если имеются виновники, из-за которых возникла недостача, а также если сумма недостачи больше нормы естественной убыли компании, то ответственное лицо за инвентаризацию следует такой инструкции:

1. Приказывает бухгалтеру списать сумму недостачи с кредита в дебет.
2. Внимательно сверяет документы, в которых должна быть указана разница между рыночной и фактической стоимости товаров.
3. Совместно с бухгалтером высчитывает сумму, которая составляет материальный вред организации.
4. Передает данные руководству компании, которые проводят разъяснительные работы и если необходимо обращаются в суд.

Списание без виновных лиц

Когда вина должностных лиц не доказана, ответственный за инвентаризацию должен быть уведомлен – ему придет письмо с решением суда. На основании этого документа, можно недостачу списать на тот же дебет расходов предприятия.

Если же вина должностного лица доказана, но он скрылся, то недостачу списывают за счет чистой прибыли.

Налоги при недостаче или излишках в результате инвентаризации

Разберемся с излишками, которые по закону следует относить к доходам организации (ст.250 НК РФ). Существует определенный подход к оценке излишков, его указал в письме Минфин 20.05.2010 г. №03-03-06/1/338. Там указано, чтобы переведенные денежные средства, переводимые в доходы компании, были рассчитаны по рыночной стоимости товаров, без НДС и акцизов. Ценовая политика предприятия должна быть подтверждена официально.

Кроме того, если были выявлены не только излишки, но и недостачи, то организация вправе провести пересортицу – перекрыть недостачи излишками. При перечислении следует опираться на бухгалтерские правила учета товаров и имущественных ценностей организации.

Заметьте, что товар, подлежащий пересортировки, должен быть оплачен. Если организация приобретает в кредит товар для дальнейшей его реализации, то его недостача никак не может быть покрыта излишками.

Недостачи также отражаются в налоговом учете:

•Согласно статье 254 НК РФ если недостача не превышает норм ЕУ, тона причисляется в расходам компании, вызванным из-за порчи, потери товара. Заметьте, что списать нельзя денежную сумму, только некое количество предметов продажи.
•Если недостача превышает нормы ЕУ и найдены виновники ее возникновения, то в соответствии со статьей 250 НК РФ недостача переходит в разряд внереализационного дохода.
•Когда виновные лица не найдены и недостача превышает нормы ЕУ, то у организации появляются внереализационные расходы.

Недостачи также, как и излишки, должны быть подтверждены соответствующими документами.

Порядок взыскания убытков от недостачи по результатам инвентаризации через суд

Процесс судебного разбирательства по вопросу взыскания материального вреда, нанесенного компании в виде недостачи, проходит в несколько этапов.

Но до судебного разбирательства работодатель следует такой схеме:

1. Создает инвентаризационную комиссию, которая будет состоять из независимых членов.
2. Назначает лицо, ответственное за проведение инвентаризации.
3. Проводит инвентаризацию.
4. Устанавливает появление излишек и недостач предприятия.
5. Приказывает бухгалтеру разобраться с нормой естественной убыли и предоставить расчет.
6. Требует от сотрудника письменно объяснить возникновение недостачи.
7. Составляет вместе с ответственным по инвентаризации акты и документы, необходимые для отчетности.
8. Обращается еще раз к инвентаризационной комиссии, чтобы она помогла выявить виновных в недостаче.
9. Просит виновных лиц написать расписку о возмещение общей суммы ущерба. Как правило, на практике все отказываются от написания расписки и просят работодателя решить вопрос через суд.
10. Пишет исковое заявление в суд, в котором указывает сумму ущерба, причины возникновения недостачи, а также причастность определенных должностных лиц (ст.392 ТК РФ).

Заметьте, никто не вправе обвинять сотрудников в хищении имущества организации. Только суд может вынести такое решение.