Как стало известно в 2019 году, планируется постепенный переход с бумажных трудовых книжек на их электронные версии. Новые трудовые книжки имеют ряд преимуществ перед классическими, - по прогнозам, удобнее документ станет именно для работников, исключаются ошибки и значительно сокращается время обработки данных.

Что же представляет собой цифровой вариант трудовой книжки, и можно ли оставить бумажную версию?

Содержание статьи:

1. Причины замены трудовых книжек на электронные
2. Закон о переходе с 1 января 2020 года на "цифру"
3. Хранение и обработка электронных трудовых - в ПФР
4. Преимущества введения электронного формата
5. Трудности и риски - есть ли?

Зачем привычные бумажные трудовые книжки заменяют на цифровой вариант документа – причины замены

В России до последнего времени пользовались привычными бумажными трудовыми книжками, и для их заполнения были установлены строгие правила. Трудовые книжки сотрудников предприятия хранились в отделе кадров, увольняющиеся граждане получали трудовые книжки на руки и предъявляли при следующем трудоустройстве работодателю.

Трудовые книжки граждан России заводили при первом трудоустройстве гражданина. Все следующие сведения о его работе вписывали в этот документ.

Но при всеобщей компьютеризации стало уже неудобной работа с документом бумажного формата. Многие развитые страны мира давно ввели электронные базы данных о работниках. В ряде стран – например, в Германии, Франции, Австрии, Италии – одновременно с электронной базой данных, существуют и бумажные версии трудовых книжек.

Основная причина постепенного отказа от бумажного варианта документа – в проблемах, которые возникают при его заполнении и использовании.

Главные проблемы бумажных вариантов трудовых многим из нас известны не понаслышке:

1. Ошибки, описки, неверные сведения – так называемый человеческий фактор. А исправление трудовой книжки имеет специальный регламент и должно точно ему соответствовать, иначе документ становится недействительным.
2. Порча или утеря самого бумажного документа. Восстановление испорченной или утраченной трудовой книжки – процедура очень сложная и занимает много времени. Многие сведения граждан в результате порчи или утраты трудовых книжек могут быть потеряны – это большие риски, учитывая хранение старых данных о работниках в архивных картотеках и объемных журналах.
3. Не исключались и подделка, фальсификация сведений в бумажном документе, что с новой цифровой версией невозможно выполнить.
4. Хранение всех трудовых книжек требует, в зависимости от количества сотрудников организации, объемных шкафов и даже комнат. Находить трудовые книжки в этой массе – времязатратное и нервное дело.
5. На заполнение сведений о работниках в книжках, оформление выписок из них, требуется целый штат сотрудников. Работнику, чтобы получить выписку из трудовой, приходилось долго ждать, пока найдут его документ и вручную сделают выписку.

Новые законодательные положения, касающиеся перехода с 2020 года на электронные цифровые книжки, правила оформления и использования документа

Законопроект подготовило Министерство труда РФ в соответствии с федеральной программой «Цифровая экономика РФ». Основное изменение – с 1 января 2021 года трудовые книжки в России будут только в цифровом формате.

Следовательно, 2020 год – период поэтапного внедрения новшества и подготовка к тотальной цифровой обработке этого вида документов трудоустроенных граждан РФ.

Заметьте, что, если до 31 декабря 2020 года работник подаст заявление на отказ от электронной версии трудовой книжки, записи о его работе будут вписываться, как и прежде, в бумажный вариант документа.

Но работник, выбравший ведение бумажной трудовой книжки, может позже передумать и в любое время написать заявление на электронный формат, никто ему это не запретит.

Что представляет собой электронная трудовая книжка?

Это – файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета. Работа с цифровыми документами возлагается на ПФР.

В 2020 году этапы перехода на цифровые документы будут следующими: вначале будут оцифрованы все новые данные о работе граждан РФ, давших согласие на цифровую обработку. Затем постепенно все данные, записанные в трудовых книжках граждан, будут внесены в электронные файлы документов.

Каждый работник самостоятельно принимает решение, переходить ему на электронный формат трудовой книжки, или нет. Работодатель не вправе, как заставлять всех перейти на «цифру», так и препятствовать переходу.

По согласию работников и работодателей, параллельно будут вестись и бумажная, и электронная версии трудовой книжки.

Имейте в виду, что гражданам, впервые трудоустраиваемым после 1 января 2021 года, уже не предоставят права выбора: бумажные трудовые книжки создаваться уже не будут – только электронный вариант.

Этапы перехода на цифровые трудовые книжки – взаимодействие работников и руководства организаций:

1. Итак, с 1 января 2020 года работодатели обязаны направить письменное уведомление каждому сотруднику о введении новшества. В уведомлении должны быть указаны все сроки, возможности, просьба дать ответ в письменном виде до окончания 2020 года. Образец уведомления мы подробно рассмотрели.
2. Работник направляет работодателю ответное заявление с просьбой перейти на цифровой вариант трудовой книжки, или же отказом от него. Заметьте, что «молчунам», не ответившим до 1 января 2021 года, продолжат ведение бумажных трудовых книжек, как и прежде.
3. Всем сотрудникам после 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки выдадут на руки – их документы больше не будут храниться в организации, и ответственными за их хранение будут сами граждане. Исключение – те работники, которые написали заявление-отказ от ведения цифровых записей, их трудовые книжки, как и раньше, будут храниться в организации.
4. Полностью отойти от бумажных трудовых книжек планируется с 1 января 2027 года.
5. Если есть необходимость работнику получить информацию о своей трудовой деятельности, он может запросить её по последнему месту работы, в ПФ, МФЦ и при помощи Единого портала государственных услуг. При этом не будет иметь значения, на какой территории гражданин проживает и работает.
6. При увольнении работник будет получать распечатанные сведения из своей трудовой книжки, или же в электронном формате с цифровой подписью.

Электронные трудовые книжки будут храниться и обрабатываться в Пенсионном фонде России

По новому закону, работодатели будут направлять все сведения, касающиеся трудоустройства, увольнения, изменения должности, поощрений и порицаний, в ПФР, где они будут систематизированы и внесены в соответствующие файлы. Там же будут обозначены номера приказов, даты изменений и другие важные сведения.

Чтобы подавать эти сведения в ПФР, утверждена новая форма ежемесячной отчетности каждого работодателя перед Пенсионным фондом РФ. Отчет будет подаваться не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если речь идет об увольнении или приеме на работу, то с 1 января 2021 года эти данные должны передаваться в ПФР в день, следующий за датой издания приказа.

Отчет СЗВ-ТД и образец электронной трудовой книжки в 2020 году – содержание, записи в ЭТК и получение сведений

Сведения о трудовом пути гражданина РФ будут храниться в ПФР пожизненно.

За любые нарушения в отчетности перед ПФР, касательно трудовых книжек цифрового формата, непредоставление или предоставление неверных сведений, с 1 января 2020 года предусмотрена административная ответственность руководителей. Наказание будет вменяться за двукратные и многократные нарушения в отчетности в течение года.

Преимущества введения электронного формата трудовых книжек граждан РФ

1. Понятно, что цифровой вариант документа может включить в себя больше сведений о человеке, чем его бумажный собрат.
2. Электронный документ защищен от подделок и мошеннических действий с ним.
3. Исключены ошибки и описки, а исправления ранее внесенных неверных сведений будут иметь свой регламент, который гораздо проще и быстрее, чем порядок исправления бумажного документа.
4. Вся информация будет надежно храниться, сведения с «цифры» невозможно потерять.
5. Постепенно работа с электронными документами будет отлажена, будет и впредь улучшаться, систематизироваться, включать дополнительные возможности и ресурсы.
6. Работники смогут быстрее реагировать на действия работодателей с их трудовыми книжками.
7. Организации будут получать все сведения, касающиеся работы гражданина РФ, даже без участия самого работника.
8. Работники, при возникновении потребности, могут пересылать сведения своей трудовой книжки самостоятельно по месту требования, а не запрашивать у работодателя выписку или копию трудовой.
9. Работа кадровой службы каждой организации значительно упростится. Кроме того, не нужно будет хранить объемный архив бумажных трудовых книжек, который порой трудно систематизировать и найти в нем нужный.
10. При увольнении работника, недобросовестный работодатель не сможет использовать задержку выдачи документа, как рычаг воздействия на увольняющегося.
11. При электронном формате документа, будет значительно легче и быстрее менять место работы, а также трудоустраиваться удаленно – это становится актуальным при расширении возможностей удаленной работы и фриланса.
12. Электронные трудовые книжки стоят на страже пенсионных отчислений в ПФР – и, соответственно, повышают уровень охраны пенсий. Данные о платежах станут создаваться автоматически, и проверить их можно в любой момент.
13. Электронную версию документа можно будет предоставлять в организации при оформлении, например, визы, кредитов, пособий.
14. Государственные органы смогут собирать очень точные статистические данные о работе граждан России.

Есть ли трудности с введением в 2020 году цифровых форматов трудовых книжек, риски?

Опасения многих работодателей, бизнесменов и кадровых работников относительно электронных трудовых книжек связаны с предположением, что этот переход будет трудозатратным, а также потребует немалых финансовых вложений в программное обеспечение, современную компьютерную технику и защиту электронных данных.

Законодатели отвечают, что больших финансовых вложений организаций не предвидится, потому что уже сегодня подавляющее большинство имеет информационные системы 1С, SAP ERP и др., позволяющие автоматически формировать сведения для передачи в ПФР.

Обучение же кадровых работников будет организовано повсеместно, руководители будут информированы обо всех изменениях, и снабжены образцами необходимых документов – например, отчетности по трудовым книжкам в ПФР.

Следующее опасение касается защиты данных в электронном формате – опасность утечки данных, взлома, несанкционированного изменения данных и т.д.

Представители Пенсионного фонда утверждают, что все данные защищены современным шифрованием и высокой степенью защиты информационных систем, предусмотрены все уровни конфиденциальности. Опасность сбоев, взлома, изменения данных посторонними лицами полностью исключена.

Эксперты уверяют, что риск незаконного изменения, воровства данных, атак хакеров на базу и т.д. можно полностью исключить при помощи системы блокчейн.